Sosiaalipalvelut Silmu valitsi Sofian tukemaan lastensuojelutyötä.
Sosiaalipalvelut Silmu on yhdentoista sosiaalialan ammattilaisen muodostama yksityinen palveluntuottaja. Yritys tarjoaa vahvaa ammattiosaamista sosiaalipalveluiden avohuollon kentällä.
Näihin palveluihin kuuluvat lastensuojelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset avohuollon palvelut sekä neuropsykiatrinen valmennus. Palvelut voidaan tarpeen vaatiessa rakentaa vastaamaan sekä perhekohtaisia että yksilöllisiä tarpeita.
Miksi Silmu lähti tutkimaan erilaisia vaihtoehtoja asiakastiedon hallintaan?
Palveluntuottaja voi kirjata asiakastietoja käytännössä joko paperille tai sähköiseen järjestelmään. Nykyisin tilaajataho voi jopa edellyttää sähköisen järjestelmän käyttöä: ”Lähtökohtaisesti oli selvää, että asiakastietojärjestelmä on toiminnassamme pakollinen, ja sillä siisti”, kertoo toimitusjohtaja Milja Laamanen.
Uutena toimijana Sosiaalipalvelut Silmu oli tilanteessa, jossa se pääsi vapaasti valitsemaan järjestelmätoimittajaa. ”Kaikilla työntekijöillämme oli aiempaa kokemusta alalla käytössä olevista ratkaisuista, jolloin yleiskuva vakiintuneista toimijoista oli olemassa. Aikaisemmat kokemukset tietojärjestelmistä eivät olleet kaikilta osin myönteisiä, joten halusimme keskittyä valitsemaan meitä parhaiten palvelevan kokonaisratkaisun”, tarkentaa Laamanen.
Mikä johti SofiaCRM:n valintaan?
”Valintaprosessissa verrattiin viittä toimijaa ensin tarjouskyselykierroksella. Tämän jälkeen varteenotettavimpiin tuotteisiin tutustuttiin tarkemmin”, Laamanen kertoo.
Sosiaalipalvelut Silmu määritteli ohjaavaksi tekijäksi ratkaisun soveltuvuuden juuri heidän tarpeidensa mukaiseksi. Tämän perusteella lähdettiin kartoittamaan tarjolla olevia tietojärjestelmiä. Työntekijöiden aiempien kokemusten perusteella osa tarjolla olevista järjestelmistä oli toiminnoiltaan jäykkiä, eikä mahdollisuutta muokattavuuteen esiintynyt.
”Fiilis siitä, että Netprocen kanssa on helppo tehdä yhteistyötä lujitti päätöstä mennä yhdessä eteenpäin.”
Valintakriteereissä painotettiin nimenomaan muokattavuutta: Vapaasti valittavissa oleva otsikointi, luokittelut ja räätälöitävä lomakkeisto ovat toiminnassa tärkeitä. Tämän lisäksi ratkaisujen kustannustehokkuutta luonnollisesti vertailtiin.
”SofiaCRM:n demoon ja ominaisuuksiin tutustuttaessa tuotteen vahvuus ja muokattavuus tulivat hyvin esille ja valinta oli ihan selvää. Kaiken lisäksi fiilis siitä, että Netprocen kanssa on helppo tehdä yhteistyötä lujitti päätöstä mennä yhdessä eteenpäin”, Laamanen jatkaa.
”Kun järjestelmä otettiin käyttöön, lähdimme liikkeelle meille soveltuvalla kokoonpanolla ja myöhemmin meille on ollut äärimmäisen tärkeää, että alkuperäisiä toimintoja ja asetuksia on voitu matkan varrella yhdessä kehittää”, toteaa Laamanen
Miltä yhteistyö Netprocen kanssa on tuntunut?
”Koko yhteisen matkan helppous on kuvannut yhteistyötä: Helppo lähestyä ja helppo kommunikoida.”, summaa Laamanen. Omassa toiminnassaan yksi Silmun keskeisistä arvoista on onnistunut asiakaskokemus, ja tällaiseksi on koettu myös yhteistyö Netprocen kanssa.
SofiaCRM:n käyttöönotto meni erittäin sujuvasti: ”Luonnollisesti uuden tietojärjestelmän käyttöönotossa on aina pientä opettelua, mutta kaiken yli päästiin nopeasti. Opetteluvaiheen jälkeen käyttö on sujunut hyvin ja pieniä muotoseikkoja on jopa kehitetty yhdessä matkan varrella”, Laamanen jatkaa.
Mitkä ovat Silmun seuraavat askeleet tiedonhallinnan kehittämisessä?
”Akuuttia kehittämistarvetta päivittäisen toiminnan tiedonhallintaan ei tällä hetkellä ole, sillä nykyinen ratkaisu vastaa hyvin tarpeitamme. Asiakastyytyväisyyden mittaaminen on uusien palveluiden lanseerauksen yhteydessä meille tärkeää ja näitä toimintoja tullaankin myöhemmässä vaiheessa ottamaan käyttöön SofiaCRM:ssä” Laamanen kertoo.