Helppoa kuin heinänteko? Ei nyt ihan sentään, mutta mahdollisimman vaivattomaksi olemme Sofian käyttöönoton tehneet.

Sofia™ -asiakastietojärjestelmä koetaan palautteiden perusteella helppokäyttöiseksi ja selkeäksi asiakastietojen hallinnoinnin työkaluksi. Olemme halunneet saada tätä kokemusta syntymään heti prosessin alusta alkaen muotoillen käyttöönoton napakaksi yksinkertaisista toimenpiteistä koostuvaksi kokonaisuudeksi.

Sofia™ -asiakastietojärjestelmän käyttöönotto koostuu viidestä vaiheesta joiden läpiviennistä vastaa Netprocen asiantuntija yhdessä asiakkaan kanssa.

Haasteista vahvuuksiin, hyvän asiakassuhteen lähteillä

Se mikä on asiakkaillemme vahvuus, on meille suurin haaste: monimuotoisuus. Jos otamme kaksi samaa palvelutehtävää samalla maantieteellisellä alueella tekevää asiakasta, on heidän toimintatavoissaan, sekä palvelutuotannossaan sen verran merkittäviä eroavaisuuksia, ettei käyttöönottoa voida suorittaa tismalleen samalla kaavalla. Tästä johtuen emme yrityksistämme huolimatta ole saaneet automatisoitua Sofian käyttöönottoa ”nappia painamalla” -menetelmään.

Toisaalta edellä kuvattu haaste on samaan aikaan mahdollisuus, sillä kun käyttöönotto edellyttää asiakaskohtaista räätälöintiä, pystymme ohjaamalla jokaista prosessin vaihetta varmistamaan parhaan lopputuloksen, sekä syvennämme asiakassuhdettamme heti asiakkuuden alkutaipaleelta alkaen.

”Edullinen hinta ei tuota tyytyväisiä asiakkaita ja hyviä asiakassuhteita, laadukas palvelu tuottaa.”

-Antti Saarimaa, asiakkuusvastaava, Sofia™ -asiakastietojärjestelmä

Yksinkertaisesta kauneutta

Monipuolisesti eri palvelutehtävien tarpeisiin soveltuva Sofia edellyttää asiakkaan tarpeiden mukaista asetusten konfigurointia toimiakseen työkaluna osana asiakkaan arkea. Emme oleta, että asiakkaamme osaa sanoittaa tarpeensa kyllin tarkasti heti määrittelytyöpajassa ja korostammekin käyttöönoton tavoitteena olevan nimenomaisesti palvelun käyttöönottaminen perustoiminnoin.

Selkeyden vuoksi puramme jokaisen käyttöönoton vuokaavioksi joka sisältää käyttöönottokokonaisuuden lisäksi vaiheittaisen aikataulun ja tehtävälistan. Alla on esitetty yleisimmin toteutukseen menevä yksinkertainen versio, joka sitoo asiakkaan organisaatiolta aikaa kokonaisuudessaan muutaman henkilötyöpäivän ja valmistuu sopimuksesta järjestelmän käyttöönottoon keskimäärin kuukaudessa.

Sofia™ -asiakastietojärjestelmän käyttöönotto puretaan yksinkertaiseen vaiheittaiseen vuokaaviomalliin jonka avulla varmistetaan tehtävien valmistuminen ja aikataulussa pysyminen.

Järjestelmätoimittajan rooli käyttöönotossa on vain pieni osakokonaisuus

Palataan kaarisiltaa pitkin alkuväittämäämme helppoa kuin heinänteko. Kuten heinän tekeminen, ei asiakastietojärjestelmän käyttöönottokaan ole vain yhden osasen kokonaisuus. Onnistunut käyttöönotto koostuu monista muuttujista joista osa selviää usein vasta matkaan jo lähdettyä. Meillä Netprocella on onneksi ammattitaitoa ja kokemusta kertynyt vuosien varrella ja aika monta näistä muuttujista osaamme sanoittaa asiakkaillemme ennakkoon. Oleellisimpina nostettakoon tässä yhteydessä asiakasorganisaation oma sitoutuminen järjestelmän käyttöönottoon, sekä riittävä resursointi. Mikäli asiakasorganisaatio lähtee käyttöönottamaan pakotettuna järjestelmää, eikä ohjaa henkilöstöään riittävän selkeästi tulee matkasta poikkeuksetta töyssyinen ja hikinen reissu jossa hyötyjä saa etsiä tiukalla sihdillä. Puolestaan asiakasorganisaatio joka omaksuu työkalun tuomat mahdollisuudet, ja ymmärtää oman roolinsa tiedonhallinnan vaativassa kokonaisuudessa, pääsee ratsastamaan huomiseen auringonpaisteessa.