Turvakotipalvelujen tietojen tallentamiseen ja hallinnointiin Kanta-palvelussa on tehty merkittäviä muutoksia. Asiakastietoja voidaan nyt hallinnoida ja tallentaa tehokkaammin kansalliseen sähköiseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Muutokset palvelevat turvakotipalveluja parantamalla tietojen hallintaa ja liikkuvuutta sekä varmistaen samalla asiakkaiden yksityisyyden ja turvallisuuden. Tällaiset toimenpiteet ovat keskeisiä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa, kun pyritään parantamaan asiakaspalvelua ja tehokkuutta.

Netproce Oy on osallistunut pilottihankkeeseen vuoden 2023 aikana ja nyt hanke on saatu menestyksekkäästi päätökseen. Pilottiin osallistuivat lisäksi Kela, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen turvakotipalvelut (THL), Ensi- ja turvakotien liitto, sekä kolme turvakotia, Sophie Mannerheimin turvakoti, Hämeenlinnan turvakoti ja Oulun turvakoti.

Aktiivinen asiakirjojen arkistointi sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon käynnistyy pilottiorganisaatioissa vaiheittain. Turvakotipalvelujen arkistoituja asiakirjoja ei tuoda nähtäväksi Kanta-palveluiden kansalaisten käyttöön tarkoitetussa OmaKannassa. Tämä hallinnollinen päätös on tehty lähisuhdeväkivaltaa kokeneiden henkilöiden suojelemiseksi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että muutokset palvelevat (turvakotipalveluja) parantamalla tietojen hallintaa ja liikkuvuutta sekä varmistaen samalla asiakkaiden yksityisyyden ja turvallisuuden. Tällaiset järjestelmät ovat keskeisiä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa, kun pyritään parantamaan asiakaspalvelua ja tehokkuutta.

Sosiaalihuoltolain, sekä lastensuojelulain alaisia palveluita tarjoavat palvelunantajat ovat velvollisia liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi ja alkamaan tallentaa asiakastietoja Kantaan 1.9.2024 alkaen.

Mikäli haluat tietää asiasta lisää ja kaipaat apua, ole rohkeasti yhteydessä Netprocelaisiin.

Lue Kelan tiedote aiheesta tästä linkistä

Pidimme kaksi Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon liittyvää webinaaria syyskuun loppupuolella. Webinaarit keräsivät yli 60 hengen osallistujamäärän liki vastaavasta määrästä organisaatioita. Webinaarien perusteella tiedon ja selkeän ohjeistuksen tarve on suuri.

Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, eli lyhyemmin Kanta-arkiston käyttöönoton takaraja lähestyy. Useimmille organisaatioille merkittävä päivämäärä on 1.9.2024, jolloin palvelunantajien on lakiin nojautuen oltava liittyneenä Kanta-palveluiden käyttäjäksi. Olemme tietoisia käynnissä olevista keskusteluista tuon takarajan siirtymisestä jonkin verran eteenpäin. Tällä hetkellä palvelunantajien on kuitenkin aiheellista tukeutua olemassaoleviin takarajoihin aikatauluttaessaan liittymisprosessiaan, sillä aikataulun mahdollinen muutos ei merkittävästi muuta tilannetta.

Kelan ylläpitämällä kanta.fi -sivustolla on koostettuna kaikki tieto mitä organisaation liittymiseen ja kanta-palveluiden käyttämiseen tarjotaan. Tietoa on kuitenkin runsaasti ja alkuun pääseminen saattaa tuottaa harmaita hiuksia. Meillä Netprocella sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston asiat ovat olleet pöydällä jo vuodesta 2017 alkaen ja viimeisen kuuden vuoden ajan olemme käyttäneet aikamme tehokkaasti ymmärtääksemme tulossa olevaa muutosta, jotta pystymme aidosti auttamaan asiakkaitamme tässä merkittävässä ja innostavassa tiedonhallinnan muutoksessa.

Kanta-palveluiden käyttäjäksi liittymisen prosessi on itsessään varsin suoraviivainen ja olemme purkaneet tämän viiden kohdan toimenpidelistaukseksi, joka näkyy alla olevassa kuvassa.

Tärkeimpänä nostona toimenpidelistalla on organisaation omien palveluiden läpikäynti tiedonhallinnan ja dokumentoinnin näkökulmasta (kohta 3. Tietosisältöjen kartoitus). Ajankäytöllisesti kyseinen operaatio on projektin työläin vaihe ja sisältää eniten epävarmuustekijöitä, koska suoria määrityksiä tietosisältöjen osalta ei palveluiden järjestäjätahoilta ole vielä tällä hetkellä saatavissa. Toisaalta tämän vaiheen merkitys vaadittujen tiedonhallinnan muutoksien tehokkaassa ja joustavassa integroinnissa osaksi organisaation toimintaa on ylivertainen.

Ajallisesti Kela ja THL ohjeistavat varaamaan liittymiseen puoli vuotta aikaa. Vaikka tämä tuntuu kohtuullisen pitkältä ajalta, on palvelunantajien hyvä varmistaa riittävä ajan ja resurssien varaaminen ja laittaa projekti eteenpäin vuoden 2023 aikana. Lisäksi on oleellista varmistaa että käytössä oleva asiakastietojärjestelmä ja järjestelmäntoimittaja ovat valmiita muutoksiin ja pystyvät tukemaan käyttöönottoja riittävässä määrin.

Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton aika on nyt, ei joskus tulevaisuudessa.

Netproce, Kela, THL ja Sofiaa käyttävät turvakodit ovat aloittaneet yhteistyössä pilottiprojektin, jossa käytetään uutta laajaa rekisterinkäyttöoikeutta tilanteessa, jossa rekisterinpitäjä on ulkoistanut osan tehtävistään palvelunantajalle. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi asiakkuus- ja asia-asiakirjojen ylläpito.
Tällainen toiminta toteutuu jatkossa turvakodeissa, joiden rekisterinpitäjänä toimii THL, joka ei kuitenkaan käytä erillistä asiakastietojärjestelmää.

Pilottiprojektin tuloksena Sofia-asiakastietojärjestelmä tukee jatkossa perusmuotoisen rekisterinkäyttöoikeuden lisäksi myös laajaa rekisterinkäyttöoikeutta.
Lisätietoja laajasta rekisterinkäyttöoikeudesta Kanta-palvelujen käsikirjasta: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=91106462