Kouvolan alueella toimivat ikääntyvien palveluiden palveluntuottajat kilpailuttivat yhteishankintana asiakastietojärjestelmän ja päätyivät yksimielisesti Sofia™ -asiakastietojärjestelmään.

Miksi asiakastietojärjestelmää lähdettiin kilpailuttamaan?

Taustalla oli asiakastietolakiin perustuva muutos, joka velvoittaa sosiaalihuollon toimijoita liittymään Kantaan viimeistään 1.9.2024 mennessä. Tätä varten tarvitsimme Kanta-vaatimukset täyttävän sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän, toteaa toimitusjohtaja Anu Pöllänen Kymijoen Hoivalta. Kaikilla palveluntuottajilla oli käytössä palvelunjärjestäjän terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä, jonka rinnalle palvelunjärjestäjä edellytti oman sosiaalihuollon asiakastiedon järjestelmän käyttöönottoa vuoden 2022 loppuun mennessä.

Mitkä syyt vaikuttivat Sofia™ -asiakastietojärjestelmän valintaan?

Palveluntuottajat tutustuivat useaan asiakastietojärjestelmään ja pyysivät tarjoukset kolmelta järjestelmätoimittajalta. Sofia vakuutti meidät helppokäyttöisyydellään, toteaa asumispalveluohjaaja Riitta Riikonen Käpylän palvelukeskukselta.

Sofia oli myös Kanta-palveluun liittymistä ajatellen pidemmällä muihin verrattuna, sillä heillä oli jo 2.vaiheen ominaisuudet käytössä. Nämä ominaisuudet olivat todella suuressa roolissa valintaa tehdessä, jotta pystymme palvelunjärjestäjän määrittämään aikatauluun rekisterinkäyttöoikeus-toiminnon käyttöönotossa.

Jonna Saarela, Palveluohjaaja, Kuusankosken vanhainhuoltoyhdistys

Palvelutuonttajat olivat yhteydessä muihin Sofia™ -asiakastietojärjestelmää käyttäviin organisaatioihin ja kuulivat hyvää palautetta Sofiasta ja Netprocen kanssa toimimisesta. Sofian hinnoittelu oli kilpailukykyinen ja useamman toimijan yhtäaikainen mukanaolo huomioitiin käyttöönottokustannuksissa.

Miten järjestelmän käyttöönotto on sujunut?

Yhteistyö Netprocen kanssa sujui mielestämme alusta asti hyvin, toteavat toiminnanjohtajat Anne And, Elimäen Puustellista ja Arja Kaitainen, Valkealan Iltatähdestä.

”Sofian kautta tuli selkeät askelmerkit, miten koulutukset ja sisäänajo etenee.” toteaa palveluohjaaja Jonna Saarela. ”Kokosimme yksiköistämme pienen työryhmän, jonka kanssa osallistuimme Sofian koulutuksiin. Muun henkilöstömme koulutus järjestelmän käyttöön tapahtui sisäisenä koulutuksena työryhmän toimesta. Heti koulutuksista lähtien ja käyttöönoton alusta asti henkilöstö kiitteli Sofian selkeää käyttöliittymää ja näkymää, järjestelmä koettiin helppokäyttöiseksi”, summaa Saarela

Palveluntuottajat pääsivät käyttämään rakenteisia Sosmeta asiakirjoja suoraan Sofiassa alusta alkaen ja tämä koettiin yhteisesti hyvänä asiana.

”Sofia on ollut meillä nyt reilu puoli vuotta käytössä, ja olemme olleet tyytyväisiä.” – Jonna Saarela, Palveluohjaaja, Kuusankosken Vanhainhuoltoyhdistys