Sofia™-asiakastietojärjestelmä löytyy näyttelyalueelta ständiltä numero 75. Tule keskustelemaan asiakastietojen hallinnan ajankohtaisista asioista tai tutustumaan Sosiaalihuollon asiakastietovarannon demoon ja lastensuojelun rakenteisten asiakirjojen hyödyntämiseen lastensuojelussa.
Ydinpalveluita on käytännössä kolme: Sosiaalihuollon asiakastietovaranto, Potilastietovaranto sekä Resepti-palvelu, Netprocen asiakkuusvastaava Antti Saarimaa kertoo.
Saarimaa lisää, että palveluiden käyttäjäksi liittymisen alkuperäinen takaraja oli Sosiaalihuollon tietovarannon osalta 1.9.2024, mutta keväällä hallitukselta tuli uusi esitys, jonka seurauksena siirtymäaikaa jatkettiin niin, että liittymisvelvoite on nyt 1.9.2026 mennessä.
– Saadun jatkoajan ansiosta ehdimme nyt rauhassa testaamaan uusia Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-toiminnallisuuksia erilaisten asiakassegmenttien kanssa myös käytännössä. Meillä on nyt enemmän aikaa hioa ja rakentaa pakettia vieläkin käyttäjäystävällisemmäksi, Netprocen toimitusjohtaja Tuomo Lesonen toteaa.
Tilaajatahot tulevat etenemään palveluntuottajia nopeammin ja vaatimaan palvelutuottajilta yhteensopivia järjestelmiä jo ennen lakisääteistä takarajaa. Tästä syystä muutokseen kannattaa Saarimaan mukaan ryhtyä heti ensi tilassa.
– Lakiteknisesti liittymisvelvoitteessa puhutaan takarajoista. Nyt ollaan tietoisia, että tietyt hyvinvointialueet ovat etenemässä huomattavasti nopeammassa aikataulussa. Useammallakin hyvinvointialueella ollaan ottamassa jo tämän vuoden loppuun mennessä Sosiaalihuollon asiakastietovarantoa käyttöön, jolloin sitä edellytetään myös palveluntuottajilta, jotta nämä pystyvät toimittamaan tietoja Kanta-palveluun, Saarimaa mainitsee.
Vaikka Kanta-ominaisuuden käyttöönotto ei ole Saarimaan mukaan teknisesti kovin vaativaa, kokonaisuudessaan muutos on kuitenkin aika iso, koska siihen liittyy myös kirjaamistapojen muutoksia sekä henkilöstön kouluttamista.
Netprocen Sofia™-asiakastietojärjestelmässä Kanta-ominaisuudet ovat olleet valmiina jo pidemmän aikaa.
– Olemme rakentaneet selkeän tuotepaketin, jolla Kanta-palveluiden käyttöönotto tapahtuu ripeästi ja kustannustehokkaasti. Jos yleinen ohjeistus on, että organisaation olisi varattava siirtymään noin puoli vuotta, me saamme puristettua siirtymän paljon napakammaksi ajalliseksi jaksoksi, mutta silloin organisaation pitää olla myös valmis tekemään töitä asian eteen. Työmäärä on sen verran suuri, että se vaatii riittävää paneutumista asiaan ihan varsinaisella työajallakin, Saarimaa painottaa.
Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-palveluihin liittyvä tuotepaketti helpottaa muutosta merkittävästi. Kanta-sivustolla oleva yli sadan kohdan Excel-listaus tarvittavista toimenpiteistä on saatu Sofia™- asiakastietojärjestelmän käyttäjille puristettua vain neljään kohtaan.
Netproce on toteuttanut pilottiprojektin Suomen Turvakotien kanssa, jonka aikana päästiin testaamaan Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-käyttöönottoa. Edelleen jatkuvien Kanta-käyttöönottojen kautta Netproce saa tärkeää tietoa Sofia™ -asiakastietojärjestelmään ja Kanta-toimintojen käyttöön liittyen.
– Turvakotityö toimii pilotoinnissa hyvin, koska siinä tehdään paljon sekä monenlaista rakenteista kirjaamista asiakkaan tietoihin. Tämän ansiosta sieltä tulee myös paljon palautetta, josta olemme kovin kiitollisia, koska se edesauttaa ohjelmistomme Kantatoiminnallisuuksien jatkokehittämistä isommalle yleisölle entistäkin paremmiksi, Lesonen kiittelee.
Muutoksessa on pohjimmiltaan kysymys kustannussäästöjen hakemisesta, koska yhtenäistämällä kerättävää tietoa, voidaan tuottaa erilaisia tietomalleja mm. palvelutarpeista, niin alueellisesti kuin asiakasryhmittäinkin. Samalla se parantaa yksittäisten asiakkaiden saaman palvelun vaikuttavuutta.
Myös palveluiden päällekkäisyyksiä saadaan kitkettyä tätä kautta. – Kun tieto liikkuu palvelutarpeen arviointeja ja palvelupäätöksiä tekevien sekä varsinaisten palveluntuottajien välillä, voidaan tehdä aidosti tietoon pohjautuvia päätöksiä. Kaikki asiakasta koskeva tieto on aina suoraan saatavilla, asian hoitamiseen liittyvien toimijoiden kesken, se helpottaa yksittäisten ihmisten asioiden hoitamista merkittävästi, Lesonen perustelee.
Rakenteinen kirjaaminen mahdollistaa myös tekoälyn hyödyntämisen. Kun käytettävissä on määrämuotoinen datamassa, joka on riittävän laadukasta, homogeenista ja luokiteltua, algoritmit pääsevät hyödyntämään sitä. Jatkossa on mahdollista tehdä algoritmeja, jotka analysoivat kokonaisuutta ja tarjoavat toiminnallisia ratkaisuita.
– Jatkossa sitä kautta voitaisiin saada jopa ennakkoherätteitä. Heräte voisi olla vaikka sellainen, että tietyn palvelun piirissä olevalla asiakkaalla on riski ajautua jonkun toisen palvelun käyttäjäksi, vaikkapa puolen vuoden sisällä, mikäli asiakkaalle ei esimerkiksi tehdä interventiota ajoissa, Saarimaa visioi tekoälyn tuomia mahdollisuuksia.
Saarimaa kertoo, että palvelun laatuun ja tehokkuuteen sekä toiminnan optimointiin kerätyn tiedon hyödyntäminen perustuu siihen, että säästetään käytettäviä tunteja ja saadaan mahdollisimman paljon käytetyistä tunneista hyötyä irti.
– Tällä hetkellä meidän asiakastietojärjestelmästä voidaan viedä tiedolla johtamisen dataa toiseen järjestelmään ja luoda mittaristoja siellä. Näitä tullaan jatkossa implementoimaan myös suoraan meidän järjestelmään.
Sofia™-asiakastietojärjestelmästä löytyy valmiit rakenteiset asiakirjat. Organisaatio voi ottaa haluamansa asiakirjat haluamassaan vaiheessa käyttöön ja alkaa kirjaamaan tietoa kansallisilla rakenteilla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että enää ei kirjoitella tekstiä pelkästään pötköön, vaan tieto kirjataan omien otsikoidensa alle. Kun rakenteinen kirjaaminen on kerran opeteltu, ei sen suhteen tarvitse tehdä enää lisätöitä, kun virallinen Kanta-käyttöönotto lopulta tehdään. Järjestelmä huolehtii työntekijöiden täyttämien asiakirjojen arkistoinnista Kanta-palveluihin. – Rakenteista kirjaamista voidaan alkaa käyttämään vaikka heti ja me tuemme sen käyttöönotossa, Lesonen lupaa. Saarimaa suosittelee rakenteisten asiakirjojen käyttöönottoa heti kun toimija on hankkimassa Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän, jolloin vältytään turhalta työltä ja ylimääräisiltä kustannuksilta Kanta-liitoksen
tullessa ajankohtaiseksi.
– Kannustamme meidän nykyisiä ja tulevia asiakkaita sekä koko toimialaa siihen, ettei kannata jäädä odottamaan Kanta-asioiden kanssa viime metreille, vaan lähteä rohkeasti etenemään järjestelmätoimittajan kanssa, ettei tule kiire siinä vaiheessa, kun joku toinen taho esittää vaatimuksen liittyä. Nämä eivät ole lopulta kovin vaikeita asioita ja tuki on meidän suunnalta kattavaa. Varsinkin meidän liittymispaketti on hyvin tuotteistettu ja sitä on ehditty testaamaan niin monen asiakkaan
kanssa, että liittymisprosessi on koettu suoraviivaiseksi, Lesonen rohkaisee.
Kirjoitus on alunperin julkaistu Sosiaali- ja kuntatalous lehdessä Lokakuun 2024 numerossa https://www.yumpu.com/fi/document/fullscreen/62546949/sosiaali-ja-kuntatalous-uusin-numero
Turvakotipalvelujen tietojen tallentamiseen ja hallinnointiin Kanta-palvelussa on tehty merkittäviä muutoksia. Asiakastietoja voidaan nyt hallinnoida ja tallentaa tehokkaammin kansalliseen sähköiseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Muutokset palvelevat turvakotipalveluja parantamalla tietojen hallintaa ja liikkuvuutta sekä varmistaen samalla asiakkaiden yksityisyyden ja turvallisuuden. Tällaiset toimenpiteet ovat keskeisiä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa, kun pyritään parantamaan asiakaspalvelua ja tehokkuutta.
Netproce Oy on osallistunut pilottihankkeeseen vuoden 2023 aikana ja nyt hanke on saatu menestyksekkäästi päätökseen. Pilottiin osallistuivat lisäksi Kela, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen turvakotipalvelut (THL), Ensi- ja turvakotien liitto, sekä kolme turvakotia, Sophie Mannerheimin turvakoti, Hämeenlinnan turvakoti ja Oulun turvakoti.
Aktiivinen asiakirjojen arkistointi sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon käynnistyy pilottiorganisaatioissa vaiheittain. Turvakotipalvelujen arkistoituja asiakirjoja ei tuoda nähtäväksi Kanta-palveluiden kansalaisten käyttöön tarkoitetussa OmaKannassa. Tämä hallinnollinen päätös on tehty lähisuhdeväkivaltaa kokeneiden henkilöiden suojelemiseksi.
Yhteenvetona voidaan todeta, että muutokset palvelevat (turvakotipalveluja) parantamalla tietojen hallintaa ja liikkuvuutta sekä varmistaen samalla asiakkaiden yksityisyyden ja turvallisuuden. Tällaiset järjestelmät ovat keskeisiä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa, kun pyritään parantamaan asiakaspalvelua ja tehokkuutta.
Sosiaalihuoltolain, sekä lastensuojelulain alaisia palveluita tarjoavat palvelunantajat ovat velvollisia liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi ja alkamaan tallentaa asiakastietoja Kantaan 1.9.2024 alkaen.
Mikäli haluat tietää asiasta lisää ja kaipaat apua, ole rohkeasti yhteydessä Netprocelaisiin.
Lue Kelan tiedote aiheesta tästä linkistä
Pidimme kaksi Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon liittyvää webinaaria syyskuun loppupuolella. Webinaarit keräsivät yli 60 hengen osallistujamäärän liki vastaavasta määrästä organisaatioita. Webinaarien perusteella tiedon ja selkeän ohjeistuksen tarve on suuri.
Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston, eli lyhyemmin Kanta-arkiston käyttöönoton takaraja lähestyy. Useimmille organisaatioille merkittävä päivämäärä on 1.9.2024, jolloin palvelunantajien on lakiin nojautuen oltava liittyneenä Kanta-palveluiden käyttäjäksi. Olemme tietoisia käynnissä olevista keskusteluista tuon takarajan siirtymisestä jonkin verran eteenpäin. Tällä hetkellä palvelunantajien on kuitenkin aiheellista tukeutua olemassaoleviin takarajoihin aikatauluttaessaan liittymisprosessiaan, sillä aikataulun mahdollinen muutos ei merkittävästi muuta tilannetta.
Kelan ylläpitämällä kanta.fi -sivustolla on koostettuna kaikki tieto mitä organisaation liittymiseen ja kanta-palveluiden käyttämiseen tarjotaan. Tietoa on kuitenkin runsaasti ja alkuun pääseminen saattaa tuottaa harmaita hiuksia. Meillä Netprocella sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston asiat ovat olleet pöydällä jo vuodesta 2017 alkaen ja viimeisen kuuden vuoden ajan olemme käyttäneet aikamme tehokkaasti ymmärtääksemme tulossa olevaa muutosta, jotta pystymme aidosti auttamaan asiakkaitamme tässä merkittävässä ja innostavassa tiedonhallinnan muutoksessa.
Kanta-palveluiden käyttäjäksi liittymisen prosessi on itsessään varsin suoraviivainen ja olemme purkaneet tämän viiden kohdan toimenpidelistaukseksi, joka näkyy alla olevassa kuvassa.
Tärkeimpänä nostona toimenpidelistalla on organisaation omien palveluiden läpikäynti tiedonhallinnan ja dokumentoinnin näkökulmasta (kohta 3. Tietosisältöjen kartoitus). Ajankäytöllisesti kyseinen operaatio on projektin työläin vaihe ja sisältää eniten epävarmuustekijöitä, koska suoria määrityksiä tietosisältöjen osalta ei palveluiden järjestäjätahoilta ole vielä tällä hetkellä saatavissa. Toisaalta tämän vaiheen merkitys vaadittujen tiedonhallinnan muutoksien tehokkaassa ja joustavassa integroinnissa osaksi organisaation toimintaa on ylivertainen.
Ajallisesti Kela ja THL ohjeistavat varaamaan liittymiseen puoli vuotta aikaa. Vaikka tämä tuntuu kohtuullisen pitkältä ajalta, on palvelunantajien hyvä varmistaa riittävä ajan ja resurssien varaaminen ja laittaa projekti eteenpäin vuoden 2023 aikana. Lisäksi on oleellista varmistaa että käytössä oleva asiakastietojärjestelmä ja järjestelmäntoimittaja ovat valmiita muutoksiin ja pystyvät tukemaan käyttöönottoja riittävässä määrin.
Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton aika on nyt, ei joskus tulevaisuudessa.
Helppoa kuin heinänteko? Ei nyt ihan sentään, mutta mahdollisimman vaivattomaksi olemme Sofian käyttöönoton tehneet.
Sofia™ -asiakastietojärjestelmä koetaan palautteiden perusteella helppokäyttöiseksi ja selkeäksi asiakastietojen hallinnoinnin työkaluksi. Olemme halunneet saada tätä kokemusta syntymään heti prosessin alusta alkaen muotoillen käyttöönoton napakaksi yksinkertaisista toimenpiteistä koostuvaksi kokonaisuudeksi.
Se mikä on asiakkaillemme vahvuus, on meille suurin haaste: monimuotoisuus. Jos otamme kaksi samaa palvelutehtävää samalla maantieteellisellä alueella tekevää asiakasta, on heidän toimintatavoissaan, sekä palvelutuotannossaan sen verran merkittäviä eroavaisuuksia, ettei käyttöönottoa voida suorittaa tismalleen samalla kaavalla. Tästä johtuen emme yrityksistämme huolimatta ole saaneet automatisoitua Sofian käyttöönottoa ”nappia painamalla” -menetelmään.
Toisaalta edellä kuvattu haaste on samaan aikaan mahdollisuus, sillä kun käyttöönotto edellyttää asiakaskohtaista räätälöintiä, pystymme ohjaamalla jokaista prosessin vaihetta varmistamaan parhaan lopputuloksen, sekä syvennämme asiakassuhdettamme heti asiakkuuden alkutaipaleelta alkaen.
”Edullinen hinta ei tuota tyytyväisiä asiakkaita ja hyviä asiakassuhteita, laadukas palvelu tuottaa.”
-Antti Saarimaa, asiakkuusvastaava, Sofia™ -asiakastietojärjestelmä
Monipuolisesti eri palvelutehtävien tarpeisiin soveltuva Sofia edellyttää asiakkaan tarpeiden mukaista asetusten konfigurointia toimiakseen työkaluna osana asiakkaan arkea. Emme oleta, että asiakkaamme osaa sanoittaa tarpeensa kyllin tarkasti heti määrittelytyöpajassa ja korostammekin käyttöönoton tavoitteena olevan nimenomaisesti palvelun käyttöönottaminen perustoiminnoin.
Selkeyden vuoksi puramme jokaisen käyttöönoton vuokaavioksi joka sisältää käyttöönottokokonaisuuden lisäksi vaiheittaisen aikataulun ja tehtävälistan. Alla on esitetty yleisimmin toteutukseen menevä yksinkertainen versio, joka sitoo asiakkaan organisaatiolta aikaa kokonaisuudessaan muutaman henkilötyöpäivän ja valmistuu sopimuksesta järjestelmän käyttöönottoon keskimäärin kuukaudessa.
Palataan kaarisiltaa pitkin alkuväittämäämme helppoa kuin heinänteko. Kuten heinän tekeminen, ei asiakastietojärjestelmän käyttöönottokaan ole vain yhden osasen kokonaisuus. Onnistunut käyttöönotto koostuu monista muuttujista joista osa selviää usein vasta matkaan jo lähdettyä. Meillä Netprocella on onneksi ammattitaitoa ja kokemusta kertynyt vuosien varrella ja aika monta näistä muuttujista osaamme sanoittaa asiakkaillemme ennakkoon. Oleellisimpina nostettakoon tässä yhteydessä asiakasorganisaation oma sitoutuminen järjestelmän käyttöönottoon, sekä riittävä resursointi. Mikäli asiakasorganisaatio lähtee käyttöönottamaan pakotettuna järjestelmää, eikä ohjaa henkilöstöään riittävän selkeästi tulee matkasta poikkeuksetta töyssyinen ja hikinen reissu jossa hyötyjä saa etsiä tiukalla sihdillä. Puolestaan asiakasorganisaatio joka omaksuu työkalun tuomat mahdollisuudet, ja ymmärtää oman roolinsa tiedonhallinnan vaativassa kokonaisuudessa, pääsee ratsastamaan huomiseen auringonpaisteessa.
Kouvolan alueella toimivat ikääntyvien palveluiden palveluntuottajat kilpailuttivat yhteishankintana asiakastietojärjestelmän ja päätyivät yksimielisesti Sofia™ -asiakastietojärjestelmään.
Taustalla oli asiakastietolakiin perustuva muutos, joka velvoittaa sosiaalihuollon toimijoita liittymään Kantaan viimeistään 1.9.2024 mennessä. Tätä varten tarvitsimme Kanta-vaatimukset täyttävän sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän, toteaa toimitusjohtaja Anu Pöllänen Kymijoen Hoivalta. Kaikilla palveluntuottajilla oli käytössä palvelunjärjestäjän terveydenhuollon asiakastietojärjestelmä, jonka rinnalle palvelunjärjestäjä edellytti oman sosiaalihuollon asiakastiedon järjestelmän käyttöönottoa vuoden 2022 loppuun mennessä.
Palveluntuottajat tutustuivat useaan asiakastietojärjestelmään ja pyysivät tarjoukset kolmelta järjestelmätoimittajalta. Sofia vakuutti meidät helppokäyttöisyydellään, toteaa asumispalveluohjaaja Riitta Riikonen Käpylän palvelukeskukselta.
Sofia oli myös Kanta-palveluun liittymistä ajatellen pidemmällä muihin verrattuna, sillä heillä oli jo 2.vaiheen ominaisuudet käytössä. Nämä ominaisuudet olivat todella suuressa roolissa valintaa tehdessä, jotta pystymme palvelunjärjestäjän määrittämään aikatauluun rekisterinkäyttöoikeus-toiminnon käyttöönotossa.
Jonna Saarela, Palveluohjaaja, Kuusankosken vanhainhuoltoyhdistys
Palvelutuonttajat olivat yhteydessä muihin Sofia™ -asiakastietojärjestelmää käyttäviin organisaatioihin ja kuulivat hyvää palautetta Sofiasta ja Netprocen kanssa toimimisesta. Sofian hinnoittelu oli kilpailukykyinen ja useamman toimijan yhtäaikainen mukanaolo huomioitiin käyttöönottokustannuksissa.
Yhteistyö Netprocen kanssa sujui mielestämme alusta asti hyvin, toteavat toiminnanjohtajat Anne And, Elimäen Puustellista ja Arja Kaitainen, Valkealan Iltatähdestä.
”Sofian kautta tuli selkeät askelmerkit, miten koulutukset ja sisäänajo etenee.” toteaa palveluohjaaja Jonna Saarela. ”Kokosimme yksiköistämme pienen työryhmän, jonka kanssa osallistuimme Sofian koulutuksiin. Muun henkilöstömme koulutus järjestelmän käyttöön tapahtui sisäisenä koulutuksena työryhmän toimesta. Heti koulutuksista lähtien ja käyttöönoton alusta asti henkilöstö kiitteli Sofian selkeää käyttöliittymää ja näkymää, järjestelmä koettiin helppokäyttöiseksi”, summaa Saarela
Palveluntuottajat pääsivät käyttämään rakenteisia Sosmeta asiakirjoja suoraan Sofiassa alusta alkaen ja tämä koettiin yhteisesti hyvänä asiana.
Netproce, Kela, THL ja Sofiaa käyttävät turvakodit ovat aloittaneet yhteistyössä pilottiprojektin, jossa käytetään uutta laajaa rekisterinkäyttöoikeutta tilanteessa, jossa rekisterinpitäjä on ulkoistanut osan tehtävistään palvelunantajalle. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi asiakkuus- ja asia-asiakirjojen ylläpito.
Tällainen toiminta toteutuu jatkossa turvakodeissa, joiden rekisterinpitäjänä toimii THL, joka ei kuitenkaan käytä erillistä asiakastietojärjestelmää.
Pilottiprojektin tuloksena Sofia-asiakastietojärjestelmä tukee jatkossa perusmuotoisen rekisterinkäyttöoikeuden lisäksi myös laajaa rekisterinkäyttöoikeutta.
Lisätietoja laajasta rekisterinkäyttöoikeudesta Kanta-palvelujen käsikirjasta: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=91106462
Uudistamme verkkosivustomme sisältöä lähiviikkojen aikana. Pahoittelemme mahdollisia muutoksista aiheutuvia häiriöitä toiminnassa.
Sosiaalipalvelut Silmu on yhdentoista sosiaalialan ammattilaisen muodostama yksityinen palveluntuottaja. Yritys tarjoaa vahvaa ammattiosaamista sosiaalipalveluiden avohuollon kentällä.
Näihin palveluihin kuuluvat lastensuojelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset avohuollon palvelut sekä neuropsykiatrinen valmennus. Palvelut voidaan tarpeen vaatiessa rakentaa vastaamaan sekä perhekohtaisia että yksilöllisiä tarpeita.
Palveluntuottaja voi kirjata asiakastietoja käytännössä joko paperille tai sähköiseen järjestelmään. Nykyisin tilaajataho voi jopa edellyttää sähköisen järjestelmän käyttöä: ”Lähtökohtaisesti oli selvää, että asiakastietojärjestelmä on toiminnassamme pakollinen, ja sillä siisti”, kertoo toimitusjohtaja Milja Laamanen.
Uutena toimijana Sosiaalipalvelut Silmu oli tilanteessa, jossa se pääsi vapaasti valitsemaan järjestelmätoimittajaa. ”Kaikilla työntekijöillämme oli aiempaa kokemusta alalla käytössä olevista ratkaisuista, jolloin yleiskuva vakiintuneista toimijoista oli olemassa. Aikaisemmat kokemukset tietojärjestelmistä eivät olleet kaikilta osin myönteisiä, joten halusimme keskittyä valitsemaan meitä parhaiten palvelevan kokonaisratkaisun”, tarkentaa Laamanen.
”Valintaprosessissa verrattiin viittä toimijaa ensin tarjouskyselykierroksella. Tämän jälkeen varteenotettavimpiin tuotteisiin tutustuttiin tarkemmin”, Laamanen kertoo.
Sosiaalipalvelut Silmu määritteli ohjaavaksi tekijäksi ratkaisun soveltuvuuden juuri heidän tarpeidensa mukaiseksi. Tämän perusteella lähdettiin kartoittamaan tarjolla olevia tietojärjestelmiä. Työntekijöiden aiempien kokemusten perusteella osa tarjolla olevista järjestelmistä oli toiminnoiltaan jäykkiä, eikä mahdollisuutta muokattavuuteen esiintynyt.
”Fiilis siitä, että Netprocen kanssa on helppo tehdä yhteistyötä lujitti päätöstä mennä yhdessä eteenpäin.”
Valintakriteereissä painotettiin nimenomaan muokattavuutta: Vapaasti valittavissa oleva otsikointi, luokittelut ja räätälöitävä lomakkeisto ovat toiminnassa tärkeitä. Tämän lisäksi ratkaisujen kustannustehokkuutta luonnollisesti vertailtiin.
”SofiaCRM:n demoon ja ominaisuuksiin tutustuttaessa tuotteen vahvuus ja muokattavuus tulivat hyvin esille ja valinta oli ihan selvää. Kaiken lisäksi fiilis siitä, että Netprocen kanssa on helppo tehdä yhteistyötä lujitti päätöstä mennä yhdessä eteenpäin”, Laamanen jatkaa.
”Kun järjestelmä otettiin käyttöön, lähdimme liikkeelle meille soveltuvalla kokoonpanolla ja myöhemmin meille on ollut äärimmäisen tärkeää, että alkuperäisiä toimintoja ja asetuksia on voitu matkan varrella yhdessä kehittää”, toteaa Laamanen
”Koko yhteisen matkan helppous on kuvannut yhteistyötä: Helppo lähestyä ja helppo kommunikoida.”, summaa Laamanen. Omassa toiminnassaan yksi Silmun keskeisistä arvoista on onnistunut asiakaskokemus, ja tällaiseksi on koettu myös yhteistyö Netprocen kanssa.
SofiaCRM:n käyttöönotto meni erittäin sujuvasti: ”Luonnollisesti uuden tietojärjestelmän käyttöönotossa on aina pientä opettelua, mutta kaiken yli päästiin nopeasti. Opetteluvaiheen jälkeen käyttö on sujunut hyvin ja pieniä muotoseikkoja on jopa kehitetty yhdessä matkan varrella”, Laamanen jatkaa.
”Akuuttia kehittämistarvetta päivittäisen toiminnan tiedonhallintaan ei tällä hetkellä ole, sillä nykyinen ratkaisu vastaa hyvin tarpeitamme. Asiakastyytyväisyyden mittaaminen on uusien palveluiden lanseerauksen yhteydessä meille tärkeää ja näitä toimintoja tullaankin myöhemmässä vaiheessa ottamaan käyttöön SofiaCRM:ssä” Laamanen kertoo.