Olemme saaneet valmiiksi Sofia™-asiakastietojärjestelmän osalta laajamittaisen rakenteisten asiakirjojen yhteistestauksen yhdessä Kelan kanssa.

Yhteistestauksen valmistuminen tarkoittaa, että Sofia™-asiakastietojärjestelmän avulla on mahdollista tallentaa Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon Sosmeta-palvelussa (sosmeta.thl.fi) Valmis-tilassa olevia asiakirjoja rakenteisessa muodossa palvelutehtävästä ja palveluprosessin vaiheesta riippumatta.

Merkittäväksi asian tekee niin Netprocen kuin Sofia™-asiakastietojärjestelmää käyttävien asiakkaiden kannalta tilanne suhteessa muihin asiakastietojärjestelmiin.

Yhteistestauksen tilanne kuvastaa hyvin panostuksiamme kansallisten vaatimusten täyttämiseen osana järjestelmäkehitystä, toteaa toimitusjohtaja Tuomo Lesonen. Tuomalla järjestelmään viivytyksettä jatkossa vaadittuja ominaisuuksia, tuemme asiakkaidemme Kanta-palveluiden käyttöönottoon liittyvää murrosta, Lesonen jatkaa.

Sofia™-asiakastietojärjestelmä on sosiaalihuollon asiakastietojen hallintaan tarkoitettu selainkäyttöinen tietojärjestelmä. Järjestelmä soveltuu kaikkiin sosiaalipalveluihin, organisaation koosta riippumatta niin palvelunjärjestäjien kuin palveluntuottajien käyttöön.

Sofia™-asiakastietojärjestelmä löytyy Paviljongin näyttelyalueelta ständiltä numero C127. Tule keskustelemaan asiakastietojen hallinnan ajankohtaisista asioista tai tutustumaan Sosiaalihuollon asiakastietovarannon demoon, rakenteisten asiakirjojen hyödyntämiseen ja moniin muihin mahdollisuuksiin asiakastiedon hallinnassa.

Sofia™-asiakastietojärjestelmä löytyy näyttelyalueelta ständiltä numero 75. Tule keskustelemaan asiakastietojen hallinnan ajankohtaisista asioista tai tutustumaan Sosiaalihuollon asiakastietovarannon demoon ja lastensuojelun rakenteisten asiakirjojen hyödyntämiseen lastensuojelussa.

Ydinpalveluita on käytännössä kolme: Sosiaalihuollon asiakastietovaranto, Potilastietovaranto sekä Resepti-palvelu, Netprocen asiakkuusvastaava Antti Saarimaa kertoo.
Saarimaa lisää, että palveluiden käyttäjäksi liittymisen alkuperäinen takaraja oli Sosiaalihuollon tietovarannon osalta 1.9.2024, mutta keväällä hallitukselta tuli uusi esitys, jonka seurauksena siirtymäaikaa jatkettiin niin, että liittymisvelvoite on nyt 1.9.2026 mennessä.
– Saadun jatkoajan ansiosta ehdimme nyt rauhassa testaamaan uusia Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-toiminnallisuuksia erilaisten asiakassegmenttien kanssa myös käytännössä. Meillä on nyt enemmän aikaa hioa ja rakentaa pakettia vieläkin käyttäjäystävällisemmäksi, Netprocen toimitusjohtaja Tuomo Lesonen toteaa.

Tilaajatahot tulevat vaatimaan yhteensopivia järjestelmiä

Tilaajatahot tulevat etenemään palveluntuottajia nopeammin ja vaatimaan palvelutuottajilta yhteensopivia järjestelmiä jo ennen lakisääteistä takarajaa. Tästä syystä muutokseen kannattaa Saarimaan mukaan ryhtyä heti ensi tilassa.
– Lakiteknisesti liittymisvelvoitteessa puhutaan takarajoista. Nyt ollaan tietoisia, että tietyt hyvinvointialueet ovat etenemässä huomattavasti nopeammassa aikataulussa. Useammallakin hyvinvointialueella ollaan ottamassa jo tämän vuoden loppuun mennessä Sosiaalihuollon asiakastietovarantoa käyttöön, jolloin sitä edellytetään myös palveluntuottajilta, jotta nämä pystyvät toimittamaan tietoja Kanta-palveluun, Saarimaa mainitsee.
Vaikka Kanta-ominaisuuden käyttöönotto ei ole Saarimaan mukaan teknisesti kovin vaativaa, kokonaisuudessaan muutos on kuitenkin aika iso, koska siihen liittyy myös kirjaamistapojen muutoksia sekä henkilöstön kouluttamista.

Sofia™-asiakastietojärjestelmä on valmis Kanta-palveluiden ripeään käyttöönottoon

Netprocen Sofia™-asiakastietojärjestelmässä Kanta-ominaisuudet ovat olleet valmiina jo pidemmän aikaa.
– Olemme rakentaneet selkeän tuotepaketin, jolla Kanta-palveluiden käyttöönotto tapahtuu ripeästi ja kustannustehokkaasti. Jos yleinen ohjeistus on, että organisaation olisi varattava siirtymään noin puoli vuotta, me saamme puristettua siirtymän paljon napakammaksi ajalliseksi jaksoksi, mutta silloin organisaation pitää olla myös valmis tekemään töitä asian eteen. Työmäärä on sen verran suuri, että se vaatii riittävää paneutumista asiaan ihan varsinaisella työajallakin, Saarimaa painottaa.
Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-palveluihin liittyvä tuotepaketti helpottaa muutosta merkittävästi. Kanta-sivustolla oleva yli sadan kohdan Excel-listaus tarvittavista toimenpiteistä on saatu Sofia™- asiakastietojärjestelmän käyttäjille puristettua vain neljään kohtaan.

Pilottiprojekti Suomen Turvakotien kanssa

Netproce on toteuttanut pilottiprojektin Suomen Turvakotien kanssa, jonka aikana päästiin testaamaan Sofia™-asiakastietojärjestelmän Kanta-käyttöönottoa. Edelleen jatkuvien Kanta-käyttöönottojen kautta Netproce saa tärkeää tietoa Sofia™ -asiakastietojärjestelmään ja Kanta-toimintojen käyttöön liittyen.
– Turvakotityö toimii pilotoinnissa hyvin, koska siinä tehdään paljon sekä monenlaista rakenteista kirjaamista asiakkaan tietoihin. Tämän ansiosta sieltä tulee myös paljon palautetta, josta olemme kovin kiitollisia, koska se edesauttaa ohjelmistomme Kantatoiminnallisuuksien jatkokehittämistä isommalle yleisölle entistäkin paremmiksi, Lesonen kiittelee.

Kanta-kirjaukset parantavat palveluiden vaikuttavuutta

Muutoksessa on pohjimmiltaan kysymys kustannussäästöjen hakemisesta, koska yhtenäistämällä kerättävää tietoa, voidaan tuottaa erilaisia tietomalleja mm. palvelutarpeista, niin alueellisesti kuin asiakasryhmittäinkin. Samalla se parantaa yksittäisten asiakkaiden saaman palvelun vaikuttavuutta.
Myös palveluiden päällekkäisyyksiä saadaan kitkettyä tätä kautta. – Kun tieto liikkuu palvelutarpeen arviointeja ja palvelupäätöksiä tekevien sekä varsinaisten palveluntuottajien välillä, voidaan tehdä aidosti tietoon pohjautuvia päätöksiä. Kaikki asiakasta koskeva tieto on aina suoraan saatavilla, asian hoitamiseen liittyvien toimijoiden kesken, se helpottaa yksittäisten ihmisten asioiden hoitamista merkittävästi, Lesonen perustelee.

Tekoälyn hyödyntäminen mahdollista

Rakenteinen kirjaaminen mahdollistaa myös tekoälyn hyödyntämisen. Kun käytettävissä on määrämuotoinen datamassa, joka on riittävän laadukasta, homogeenista ja luokiteltua, algoritmit pääsevät hyödyntämään sitä. Jatkossa on mahdollista tehdä algoritmeja, jotka analysoivat kokonaisuutta ja tarjoavat toiminnallisia ratkaisuita.
– Jatkossa sitä kautta voitaisiin saada jopa ennakkoherätteitä. Heräte voisi olla vaikka sellainen, että tietyn palvelun piirissä olevalla asiakkaalla on riski ajautua jonkun toisen palvelun käyttäjäksi, vaikkapa puolen vuoden sisällä, mikäli asiakkaalle ei esimerkiksi tehdä interventiota ajoissa, Saarimaa visioi tekoälyn tuomia mahdollisuuksia.
Saarimaa kertoo, että palvelun laatuun ja tehokkuuteen sekä toiminnan optimointiin kerätyn tiedon hyödyntäminen perustuu siihen, että säästetään käytettäviä tunteja ja saadaan mahdollisimman paljon käytetyistä tunneista hyötyä irti.
– Tällä hetkellä meidän asiakastietojärjestelmästä voidaan viedä tiedolla johtamisen dataa toiseen järjestelmään ja luoda mittaristoja siellä. Näitä tullaan jatkossa implementoimaan myös suoraan meidän järjestelmään.

Rakenteisen kirjaamisen voi ottaa käyttöön jo ennen Kantaominaisuuksiin siirtymistä

Sofia™-asiakastietojärjestelmästä löytyy valmiit rakenteiset asiakirjat. Organisaatio voi ottaa haluamansa asiakirjat haluamassaan vaiheessa käyttöön ja alkaa kirjaamaan tietoa kansallisilla rakenteilla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että enää ei kirjoitella tekstiä pelkästään pötköön, vaan tieto kirjataan omien otsikoidensa alle. Kun rakenteinen kirjaaminen on kerran opeteltu, ei sen suhteen tarvitse tehdä enää lisätöitä, kun virallinen Kanta-käyttöönotto lopulta tehdään. Järjestelmä huolehtii työntekijöiden täyttämien asiakirjojen arkistoinnista Kanta-palveluihin. – Rakenteista kirjaamista voidaan alkaa käyttämään vaikka heti ja me tuemme sen käyttöönotossa, Lesonen lupaa. Saarimaa suosittelee rakenteisten asiakirjojen käyttöönottoa heti kun toimija on hankkimassa Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän, jolloin vältytään turhalta työltä ja ylimääräisiltä kustannuksilta Kanta-liitoksen
tullessa ajankohtaiseksi.

Muutos hoituu normaalin työkuorman sisällä

– Kannustamme meidän nykyisiä ja tulevia asiakkaita sekä koko toimialaa siihen, ettei kannata jäädä odottamaan Kanta-asioiden kanssa viime metreille, vaan lähteä rohkeasti etenemään järjestelmätoimittajan kanssa, ettei tule kiire siinä vaiheessa, kun joku toinen taho esittää vaatimuksen liittyä. Nämä eivät ole lopulta kovin vaikeita asioita ja tuki on meidän suunnalta kattavaa. Varsinkin meidän liittymispaketti on hyvin tuotteistettu ja sitä on ehditty testaamaan niin monen asiakkaan
kanssa, että liittymisprosessi on koettu suoraviivaiseksi, Lesonen rohkaisee.

Kirjoitus on alunperin julkaistu Sosiaali- ja kuntatalous lehdessä Lokakuun 2024 numerossa https://www.yumpu.com/fi/document/fullscreen/62546949/sosiaali-ja-kuntatalous-uusin-numero